Diese leicht provokante Frage richte ich gerne an Unternehmer / Vorgesetzte, die sich über eine extrem hohe Arbeitsbelastung und zu wenig qualifiziertes Personal beklagen.
Denn genau da – im Sekretariat – sitzt in vielen Unternehmen ein sehr hohes und völlig unzureichend genutztes Potential. Sekretärinnen / Assistentinnen sind heute qualifizierter denn je. Und doch werden sie in vielen „Vorzimmern“ rein als Statussymbol gesehen. ICH bin wichtig, sonst hätte ich keine Sekretärin / keinen Dienstwagen / das neueste Smartphone. Schade!
Sekretärinnen von heute, deren Chefs ihr Potential erkennen und nutzen, sind Office Managerinnen. Sie sind durchaus in der Lage, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Frau kann das. Und die meisten der Damen aus Sekretariaten, die ich kenne, sind hoch motiviert und würden ihrem Vorgesetzten gerne mehr organisatorische Arbeit abnehmen, als sie dürfen. Klar, auch Männer können heute eigentlich alles alleine und auch gut – aber auch so effizient wie „die Frau an ihrer Seite“?
Wäre es nicht toll, wenn Sie meine Herren sich voll und ganz auf die Aufgaben konzentrieren könnten, für die das Unternehmen (oder Sie sich selbst) viel Geld zahlen? Sind Sie nicht viel zu teuer um Ihre Dienstreisen selbst zu organisieren / Besprechungen intern und extern selbst vorzubereiten / sich um Geschäftspartner zu kümmern?
Wäre es nicht sehr hilfreich, wenn Ihre wichtigste Mitarbeiterin morgens kurz von Ihnen erfahren könnte, was an diesem Tag besonders wichtig ist, wer sich evtl. melden könnte, wen sie ihnen „vom Hals“ halten sollte? Sie könnten sich völlig problemlos und inhaltlich auf Ihre Besprechung konzentrieren. Weil Sie genau wüssten – da brennt nichts an. Meine Frau XY hält mir den Rücken frei.
Ich hatte in meinem Angestelltenleben das große Glück, mit einigen dieser richtig guten Vorgesetzten arbeiten zu dürfen, die durchaus mein berufliches Potential und meine Leidenschaft für die Aufgabe in einem Sekretariat zu nutzen wussten. Die mir gerne Aufgaben übertragen haben, für die ich mich interessierte und die ihnen viel Zeit und Diskussionen „um des Kaiser’s Bart“ ersparten. Und dann kamen wieder welche, denen es nur wichtig war, dass man sehen konnte, dass ihr Vorzimmer besetzt war. Eigenständige Aufgaben? „Kann ich alleine“ – war deren Überzeugung und gleichzeitig jammerten sie bei anderen, dass sie jeden Abend bis mindestens 21 Uhr im Büro sitzen mussten. Mir hat diese Platzhalteraufgabe jedenfalls keinen Spaß bereitet. Daraus ist dann meine Berufung entstanden, der ich nun immerhin schon 10 Jahre folge.
Und aus meiner Arbeit als Karrierecoach kann ich heute sagen, es geht vielen Damen genauso. Sie fühlen sich nicht ausgefüllt von der beruflichen Anforderung, nicht wertgeschätzt, weil ihr Wissen und ihre Kenntnisse nicht gefragt sind.
Eine motivierte Sekretärin, die noch dazu viele Jahre im Unternehmen arbeitet, ist u.a. eine wichtige Verbindung zu Neukunden. Sie kann eine positive oder auch negative PR Arbeit für ihren Vorgesetzten leisten. Glauben Sie nicht? Wie ist es denn, wenn Sie ein Gespräch mit einem äußerst schwierigen Kunden / Mitarbeiter führen müssen? Kann es da nicht hilfreich sein, wenn es eine angenehme kurze Verweildauer im Sekretariat gibt? Wenn schon mal der evtl. Frust oder die Anspannung vor dem Thema, das erörtert werden muss, leicht abklingen kann? Ein paar nette Worte, ein angebotenes Getränk, ein small talk – das alles kann Ihnen doch das nachfolgende Gespräch mit erleichtern. Aber das alles klappt nur, wenn Sie Ihre Sekretärin mit ins Boot nehmen. Wenn Sie es schaffen, ein gutes Klima zwischen Ihnen beiden herzustellen. Sie und Ihre Sekretärin sind ein Traum Team – wenn Sie mit daran arbeiten.
Übrigens konnte ich durchaus auch schon einige Damen durch eine gezielte Zusammenarbeit in die mittlere Führungsebene begleiten. Meist bei anderen Unternehmen. Es gibt aber auch ein Beispiel in dem eine ehemalige Sekretärin heute die Vorgesetzte ihres ehemaligen Chefs ist. Einer der sie nur klein halten wollte. Sie plante seinerzeit, ihren Arbeitgeber zu verlassen. Aber ich konnte sie für eine andere Strategie begeistern. Und so machte sie sich auf den Weg.
Denken Sie darüber nach, was Sie im Arbeitsalltag ändern können? Fragen Sie Ihre wichtigste Mitarbeiterin!
